OPERACJE GOSPODARCZE, czyli co księgujemy i dlaczego księgujemy w kursie księgowości Akademii Findict.

W poprzedniej części naszego kursu księgowości poznaliśmy charakterystykę poszczególnych pozycji w bilansie. Poznaliśmy podstawowe rodzaje aktywów i pasywów. Jak już wiemy, bilans przedstawia nam statyczny obraz przedsiębiorstwa, czyli jego stan „na dany moment”.

Każdy jednak wie, że firma nie jest tworem statycznym tylko dynamicznym, w którym ciągle realizowanych jest wiele procesów (przykłady możecie zobaczyć w sekcji przykłady zastosowania rachunkowości). W każdym przedsiębiorstwie też, wartości poszczególnych składników bilansu ulegają zmianom: Firma kupuje i sprzedaje zapasy, produkuje wyroby gotowe, spłaca zobowiązania i zaciąga kredyty. Aby bilans przedsiębiorstwa był aktualny z księgowego punktu widzenia i przedstawiał prawidłowo jego sytuację finansową, musi ono rejestrować odpowiednie zdarzenia gospodarcze. Rejestrowanie to nazywamy księgowaniem.

Operacje gospodarcze

Zanim opiszemy jak przedsiębiorstwo dokonuje księgowań, musimy określić jakie zdarzenia gospodarcze będą w rzeczywistości księgowanie. Nie każde bowiem zdarzenie w firmie wywołuje zmiany wymagające zaksięgowania.

Jedynymi zdarzeniami, które są przez firmę księgowane są zdarzenia nazywane operacjami gospodarczymi. Operacje gospodarcze to takie zdarzenia, które spełniają poniższe warunki:

  1. Dają się wyrazić w wartościach pieniężnych. Zaznaczyć tu należy, że często stosuje się również ewidencję w jednostkach naturalnych (np. w sztukach bądź kilogramach), jest ona jednak jedynie pomocnicza i nie może zastąpić ewidencji wartościowej.
  2. Powodują zmiany w stanie posiadanych zasobów i/lub źródłach ich finansowania, czyli powodują zmiany w bilansie po stronie aktywów, po stronie pasywów lub po obu stronach jednocześnie.
  3. Wchodzą w zakres działalności danego przedsiębiorstwa. Jest to zgodne z metodą podmiotową rachunkowości, według której wszystkie zdarzenia gospodarcze muszą być rozpatrywane z punktu widzenia danego podmiotu gospodarczego. Księguje się tylko takie operacje, które bezpośrednio zmieniają wartość aktywów i pasywów. (Tu zaznaczyć należy, że występuje grupa operacji księgowych nie spełniająca powyższych warunków. Są to operacje wynikające z wymogów formalnych oraz operacje rozliczeniowe i przegrupowujące. Tymi rodzajami operacji zajmiemy się dopiero w następnych częściach kursu.)
  4. Muszą być rozpatrywane równocześnie z dwóch punktów widzenia. Będziemy o tym mówić więcej w dalszej części tego kursu. Chodzi tu o to, że operacje gospodarcze zgodnie z zasadą podwójnego zapisu wywołują równocześnie dwie równe wartościowo zmiany w stanie aktywów i/lub pasywów.

Zgodnie z powyższymi warunkami zauważyć możemy, że rzeczywiście nie wszystkie zdarzenia zaliczane będą do operacji gospodarczych, a tym samym nie wszystkie ujmowane będą w ewidencji księgowej.

Przykłady operacji gospodarczych – zdarzeń, które zostaną zaksięgowane

Poniżej znajdują się przykłady zdarzeń spełniających definicję operacji gospodarczej oraz ujmowanych w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa, czyli innymi słowy – księgowanych. Na pierwszym przykładzie przedstawiliśmy, że wszystkie powyższe wymagania odnośnie klasyfikacji zdarzenia jako operacji gospodarczej są spełnione:

  1. Zakup materiałów – zakup materiałów spełnia warunki wymienione powyżej:
    1. Da się wyrazić wartościowo – cena zakupu jest zawsze jasno ustalona oraz poparta fakturą, lub przynajmniej rachunkiem.
    2. Zakup materiałów powoduje zmiany zasobów i/lub źródeł ich finansowania:
      • jeżeli zakup zostanie dokonany za gotówkę, zmiany nastąpią jedynie w aktywach posiadanych przez jednostkę: wzrośnie wartość materiałów w magazynie a spadnie ilość gotówki;
      • jeżeli zakup dokonany zostanie przy użyciu kredytu kupieckiego, czyli z odroczonym terminem płatności, zmianie ulegną zarówno zasoby jak i źródła ich finansowania: wzrośnie wartość materiałów oraz wzrośnie wartość zobowiązań wobec dostawców.
    3. Zakup materiałów przez przedsiębiorstwo jest oczywiście zdarzeniem, które wchodzi w zakres jego działalności podpunktach wywołuje zmiany podpunktach stanie aktywów i pasywów.
    4. W podpunktach powyżej przedstawiliśmy już dwoistość zapisu operacji zakupu materiałów (materiały – gotówka lub materiały – należności). Zakup ten zawsze wywołuje zmianę równocześnie dwóch wartości.

    A oto inne przykłady:

  2. Otrzymanie przelewu z banku z tytułu zaciągnięcie kredytu;
  3. Wykorzystanie przyznanej linii kredytowej w rachunku bieżącym;
  4. Spłacenie zobowiązania;
  5. Otrzymanie zapłaty od dostawcy;
  6. Wpłata dywidendy dla akcjonariuszy;
  7. Przekazanie wyrobów gotowych z produkcji na magazyn;
  8. Złomowanie zepsutej maszyny produkcyjnej;
  9. itd.

Poniżej znajdują się przykłady zdarzeń zachodzących w firmie, które nie spełniają warunków operacji gospodarczych i nie są ujmowane w ewidencji księgowej przedsiębiorstwa.

  • Otrzymanie zamówienia od klienta – Wprawdzie wiele firm posiada systemy, w których zamówienia są rejestrowane, niemniej jednak otrzymanie zamówienia nie jest operacją gospodarczą, ponieważ nie powoduje zmiany w stanie zasobów ani źródłach finansowania przedsiębiorstwa. Dopiero realizacja zamówienia, czyli wysyłka towarów, będzie operacją gospodarczą. Interesującą ciekawostką może być fakt, że w wielu firmach, w celu usprawnienia zarządzania, system rejestrujący zamówienia jest zintegrowany z systemem księgowym. Wysyłka towarów oprócz wywołania zapisu księgowego zamyka również otwarte zamówienie. Jakkolwiek jednak zinformatyzowany jest system księgowy w przedsiębiorstwie, zasady rozpoznawania zdarzeń księgowych pozostają niezmienne.
  • Uzyskanie w banku linii kredytowej w rachunku bieżącym – Fakt uzyskania dostępu do linii kredytowej nie powoduje jeszcze zmian w stanie zasobów ani źródłach finansowania. Dopiero w sytuacji, gdy spółka rozpocznie korzystanie z linii kredytowej (wyciągnie z niej pieniądze lub dokona płatności), następuje operacja gospodarcza. Zmienia się wtedy wartość zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek oraz z drugiej strony zmienia się wartość składnika, na który przeznaczone zostaną środki z linii kredytowej – na przykład zobowiązania z tytułu dostaw i usług.
  • Podpisanie umowy o pracę z pracownikiem – Operacją gospodarczą będzie dopiero powstanie zobowiązania z tytułu wynagrodzeń, ubezpieczeń społecznych itp. Sam fakt podpisania umowy nie jest jeszcze operacją gospodarczą.
  • Złożenie zamówienia przez spółkę na dostawę materiałów – Operacja gospodarcza będzie miała miejsce dopiero, gdy spółka otrzyma materiały lub fakturę za dane materiały. Do tego czasu żadna informacja nie jest wprowadzana do systemu księgowego.

Wpływ operacji gospodarczych na bilans >>